Správou dát v Teamcentri sa v súvislosti s nejakým projektom môže generovať veľké množstvo objektov – CAD modely a výkresy, správy z merania, dokumenty, protokoly a pod. V prípade, že sa využívajú projekty, a im sa priraďujú objekty, tak tieto objekty súvisiace s projektom je možné sledovať v projektovej štruktúre – Project smart folders.
Čo je to smart folder? Všeobecne sa pod pojmom smart folder chápe zobrazenie výsledkov vyhľadávania vo forme niečo ako adresárovej štruktúry. Smart preto, lebo štruktúru netvoria fyzické adresáre s obsahom dát, ale ich obsah sa dynamicky mení výsledkom filtrovania. Napríklad smart folder s názvom Moje video by obsahovalo súbory, ktoré som vytvoril sám, a majú formát videa. Takisto to funguje aj v Teamcentri. Užívatelia vytvárajú množstvo dát – objektov, ktoré priradia nejakému projektu, ktorý je vopred definovaný – zvyčajne označený číslom a názvom projektu. Takýto projekt poväčšine vytvára projektový manažér, a danému projektu definuje osoby, ktoré na tomto pracujú. Užívateľ tak môže priradiť objekty iba tomu projektu, na ktorom participuje. Aj keď len na úrovni operačného systému (zdieľané disky) si často firma riadi dáta v určitej, vopred stanovenej adresárovej štruktúre, ktorá je obecná – všetkým známa, a každý pridáva svoje dáta do nejakých adresárov podľa príslušnej logiky. Keďže v Teamcentri môžeme mať rôzne typy objektov s rôznymi vlastnosťami, nič nebráni tomu, aby sme v ňom naplno využili potenciál smart folderov. Z pohľadu užívateľa je to oveľa jednoduchšie, ako sa môže zdať. Užívateľ musí jedine zvoliť správny typ objektu podľa toho, čo robí, a zadefinovať objektu vlastnosti. Podľa objektu, jeho vlastností sa potom objekt priradený danému projektu zobrazí v tom priečinku, v ktorom spĺňa logiku filtra. Filtrovať objekty je možné okrem užívateľských vlastností aj napríklad podľa vlastníctva, statusu a pod. Užívateľ tak nekopíruje – nepresúva dáta do štruktúry, len definuje a vizuálne skontroluje, či je daný objekt k videniu v správnom priečinku.
Takéto riadenie dát je výhodné v prípade, že firma pracuje na väčších a dlhodobejších projektoch (pol až niekoľko rokov). Menej výhodné je to tam, kde sa vytvárajú projekty – skôr už ako zákazky – denne. Dôvod tejto nevýhody je v tom, že pre každý nový projekt je potrebný administrátorský zásah do databázy – priradenie projektovej štruktúry projektu. Na druhej strane je toto veľmi šikovný spôsob ako zobraziť k danému projektu len podstatné a špecifické dáta.
