Ako zabezpečiť, aby firma pracovala efektívne a koordinovane aj počas HomeOffice

Autor: 1. apríla 2020 Novinky

Zodpovedný prístup zamestnávateľov proti šíreniu koronavírusu zmenil pracovný benefit zvaný HomeOffice na nutnosť. Niektorí zamestnanci sa s formou práce z domu stretávajú prvýkrát. Manažéri majú o to ťažšiu úlohu, nastaviť, skoordinovať a kontrolovať výsledky práce svojich zamestnancov. Ako zabezpečiť, aby firma pracovala efektívne a koordinovane aj počas HomeOffice?

Vytvorte si krízový manažment
Odporúčame vedeniu stretávať sa na dennej báze s cieľom vypracovať stratégiu a opatrenia ako podporiť podnikanie v aktuálnej situácii, ale aj smerom do budúcnosti. Je vhodné rozdeliť si kompetencie vedenia tak, aby ste dokázali pružne prijímať rozhodnutia naprieč všetkými oddeleniami podniku bez zdĺhavých diskusií.

Tip 1: Ranné okno vedenia – pätnásť – tridsať minútové stretnutie, kde vedenie zhodnotí aktivity z predošlého dňa, prediskutuje nosné priority dňa, a prerozdelí si úlohy.

Zapájajte svojich manažérov a vedúcich tímov
Manažéri a vedúci útvarov sú výborný komunikačný kanál na posun informácií smerom na svoje tímy. Je dôležité, aby disponovali všetkými informáciami od vedenia na to, aby dokázali svoje tímy udržiavať motivované a zapojené. Na manažérov sa osvedčuje aplikovať agilný spôsob riadenia, kedy má manažér stanovený cieľ, a za pomoci svojho tímu sa ho snaží dosiahnuť.

Tip 2: Týždenný taktický míting – šesťdesiat minútové stretnutie, ktorého cieľom je informovať sa navzájom o prioritách aktuálneho týždňa, ďalej informovať o aktuálnom stave, čo je pravidelná správa o dôležitých ukazovateľoch firmy (o obrate, nákladoch, zákazníckej spokojnosti, stave zásob a pod.) Malo by ísť max. o 5 až 6 základných. Manažéri a vedúci útvarov v krátkosti zhrnú dôležité informácie o rozpracovanosti zadaných úloh a o svojich plánovaných aktivitách na nasledujúci týždeň.

Vedúci tímov a manažéri, rozdeľujte a kontrolujte úlohy na dennej báze
Vodopádový spôsob riadenia je vhodné aplikovať na riadenie tímu, ktorý pracuje z domu. Vedúci tímu jasne špecifikuje úlohy, ktoré majú byť splnené v daný deň pre každého člena svojho tímu. Člen tímu sa teda nemusí zaoberať tým, čo bude robiť, ale postupne odoberá svoje úlohy zo zásobníka – jednu úlohu vykoná a na ďalšiu plynule prejde.

Tip 3: Denné stretnutie tímu – „minútové“  stretnutie, ktoré vedie manažér alebo vedúci oddelenia, a slúži  na stručné informovanie o úlohách z predošlého dňa, aktuálnych úlohách v daný deň a prípadných prekážkach, u ktorých je potrebná pomoc kolegu alebo vedúceho. Každý účastník má 1 minútu na informovanie kolegov.

Tip 4: Denné stretnutie projektového tímu – maximálne 30 minút je vhodné pre projektový tím, a slúži na kontrolu priebehu projektu, verifikáciu plnenia zadaných úloh projektu a zadefinovanie nových úloh pre svoj tím.

Je dôležité, aby po ukončení každého stretnutia nezostali žiadne otvorené otázky. Všetci účastníci musia vedieť, aké sú ich úlohy a do akých termínov je ich potrebné splniť. Zápisom zo stretnutia a jeho zdieľaním zabezpečíte informovanosť medzi svojimi pracovníkmi, ktorá je v týchto dňoch mimoriadne dôležitá.

Tip 5 : Aké sú aktuálne možnosti pre čo najefektívnejšiu prácu v tíme počas HomeOffice sa dozviete TU.