Ako na digitálnu komunikáciu – 1. časť

Autor: 31. marca 2020 Korona - Aktualne tipy

Ako zvládnuť obmedzený fyzický kontakt – Vnútropodniková komunikácia

Koronavírus nás postavil pred jeden doteraz nevídaný problém – zásadne obmedziť fyzický kontakt. Doteraz sme väčšinou ani neboli ochotní uvažovať o tom, že by sme nemuseli byť fyzicky prítomní na pracovisku. Za pár dní sa to zmenilo. Na niektorých postoch je to nepredstaviteľné ani teraz, najmä tam, kde sa jedná o fyzickú prácu. Posledné dni nám však ukázali, že na množstve iných pozícií dokážu pracovníci fungovať aj z domu. Prioritnou sa stala digitálna komunikácia.  Ešte to síce nefunguje ideálne, ale úspešne sa to rozbehlo. Črtá sa, že situácia s koronavírom neskončí tak rýchlo, tak stojí za to, dobre to nastaviť a vyladiť.

„Konferenčné videohovory“ (elektronické porady) sú často príliš dlhé a neefektívne, a zúčastňuje sa ich veľa osôb, zoznam sa často generuje spôsobom „pozvime aj toho, veď čo ak by sme ho potrebovali“. Keď sedíme fyzicky spolu, tak vnímame rovnaké prostredie, pri elektronickej komunikácii narážame na rozdielne vplyvy prostredia každého účastníka. Skúsme organizovať videohovory v menších skupinkách, počas jedného sa snažme riešiť jeden, dva problémy. Nie viac. V opačnom prípade tam obvykle sedí mnoho mlčiacich a nezapojených ľudí, diskusie sa naťahujú. Na videohovory je potrebné sa pripraviť lepšie ako na fyzické mítingy, aby sme prekonali spomínané obmedzenia. Ľuďom pracujúcim v režime home office chýbajú sociálne kontakty, preto vytvárajú dosť často online mítingy, a preto je vhodné množstvo takýchto hovorov riadiť. Tak, ako je dôležité riadiť štandardné porady vo firme, pre online komunikáciu to platí dvojnásobne. Je vhodné nastaviť si presný plán videohovorov v rámci týždňa, a pre operatívne videohovory vyhradiť konkrétny časový interval.

Pre viacerých z nás prudko narastá počet mailov. Problém je v tom, že mailové systémy sú samostatné a väčšinou neintegrovateľné softvéry. Nie sú previazané na ostatné podnikové systémy. Naše mailové adresáre sa stávajú neprepojenými ostrovčekmi informácií, v ktorých sa strácame, v spleti vzťahov sa vytvára viacero verzií pôvodnej informácie. Riešením je presunúť veľkú časť internej komunikácie do vnútropodnikovej sociálnej siete, alebo do tzv. „task managera“. Informácie sú prehľadné, kedykoľvek dostupné, dajú sa šíriť hromadne. Obvykle sa jedná o jednotné prostredie, podporujúce spoluprácu, všetci sa pozeráme na tie isté údaje, a všetci vidíme tú istú hodnotu, nič nemusíme prepisovať, nemusíme hľadať, ktorú verziu som poslal jednému kolegovi, a ktorú má iný kolega. Viem, že sa na túto informáciu môžem spoľahnúť a nemusím si nič kontrolovať. Zároveň máme všetci k dispozícii celú históriu komunikácie a tiež históriu priložených dokumentov.

Pokračovanie nabudúce…

Martin Morháč