Postupujme triezvo a uvážlivo

Žijeme v dobe, kedy informačné technológie významne ovplyvňujú náš život. Priniesli nám niektoré úžasné benefity, až sme si zvykli od nich často očakávať viac než reálne môžu dosiahnuť. Často k nim pristupujeme s postojom, že aj bez nášho pričinenia všetko za nás vyriešia. To potom prináša sklamanie z nenaplnenia pôvodných očakávaní. V snahe predísť podobným stavom sme v SOVA Digital a.s. zaviedli nasledovný 8 krokový postup:

1. Stanovenie cieľov – Čo chce podnik dosiahnuť zavedením informačného systému? Je to primárna otázka, bez ktorej je zbytočné robiť akékoľvek ďalšie kroky a opatrenia. Upozorňujeme, že cieľ musí byť navyše jasný a vedenie spoločnosti musí byť na ňom jednotné. Vykoná vedenie firmy (za možnej malej spolupráce konzultanta/konzultačnej firmy – úlohu konzultanta môže splniť aj potenciálny dodávateľ systému)
2. Identifikácia podnikových procesov – Ktoré činnosti a procesy je potrebné vylepšiť, zvýšiť ich efektívnosť? Je potrebné pomerne podrobne vymenovať procesy a činnosti, kde vidí podnik úzke miesta, plytvanie, slabé fungovanie, ktoré si predstavuje vylepšiť. Riadi vedenie spoločnosti za možnej spolupráce konzultanta/konzultačnej firmy.
3. Identifikácia požiadaviek – Aké vlastnosti a funkčnosti by mali byť prítomné v dodanom informačnom systéme? Nadväzujúc na bod 1 a 2 sa jedná o prvý krok tvorby systému. Je dôležité, aby zástupcovia jednotlivých procesov a činností stanovili, aké vlastnosti a funkčnosti od systému očakávajú. V tomto kroku je vhodné opäť využiť služby konzultanta/konzultačnej firmy.
4. Rozhodnutie o systéme – musí vychádzať z troch základných otázok postavených na záveroch vyplývajúcich z predchádzajúcich bodov. Je potrebné si vyhodnotiť Aké máme kritériá výberu? Aký je náš rozpočet? Kedy to potrebujeme? Na základe odpovedí na tieto otázky sa vyberie riešenie a jeho dodávateľ. Je dôležité zodpovedať si uvážlivo na otázku: Kedy to potrebujeme? Tu je dôležité mať na zreteli, že každý podnik sa musí primárne orientovať na zabezpečenie svojej základnej náplne, a rozsiahla implementácia by to mohla narušiť. Osvedčilo sa implementovať rozsiahlejšie riešenia postupnými krokmi. Až keď sa plnohodnotne a úspešne zavedie niektorá časť riešenia, až potom by sa malo pokračovať s ďalšou časťou. Týmito postupnými krokmi sa dosiahne efekt dôvery zo strany užívateľov, a skutočné prínosy prichádzajú oveľa skôr. Ďalšou dôležitou súčasťou je zapojenie vedenia spoločnosti do sledovania priebehu dodávky riešenia a prijímania korekcií, v prípade odchýlok od požadovaného priebehu.
5. Príprava základných parametrov – Ako bude systém organizovaný? Aké budú práva jednotlivých užívateľov?... Dodávateľ riešenia v spolupráci so zástupcami jednotlivých procesov pripraví pomerne detailný návrh základných parametrov systému.
6. Implementácia systému – hľadanie odpovedí a realizácia krokov vychádzajúcich z otázky: „Čo je potrebné urobiť pre úspešné rozbehnutie systému?“ V tejto časti je vykonaná séria krokov, ktorá zabezpečí naplnenie všetkých požiadaviek očakávaných od systému. Väčšinou sa systém prispôsobuje procesom vo firme, ale býva to aj naopak. Najčastejšie, keď proces v doterajšom nastavení nefunguje spoľahlivo, správne alebo sa v ňom plytvá, prípadne, ak je nastavený tak špecificky, že to nezodpovedá možnostiam dodávaného riešenia.
7. Urýchlenie osvojenia – Ktoré kroky je potrebné urobiť pre urýchlený nábeh využívania systému? Jedná sa o sériu školení, konzultácií, pilotných činností garantujúcich rýchle osvojenie a zvládnutie systému. Tento krok býva zo strany užívateľov často podceňovaný. My v SOVA Digital ho považujeme za kľúčový, a venujeme mu primeranú pozornosť.
8. Naplnenie cieľov – hľadanie odpovede na otázku: “Podarilo sa nám dosiahnuť očakávané ciele?“ V počiatkoch používania systému sa vždy objavia určité drobné odchýlky od požadovaného stavu, niektoré informácie získané v úvodných fázach sa ukázali ako nesprávne a počas priebehu dodávky došlo k určitým zmenám. V každom projekte je vždy potrebné urobiť drobné či väčšie opatrenia, kým sa ciele podarí naplniť.

Ing. Martin Morháč